سامانه تقویمی یار

 یا در محل کارتان اوراق و اسناد زیادی دارید که نامنظم روی هم تلنبار شده و هر روز هم اوراق جدیدی به قبلی ها اضافه می شود؟ آیا فکر منظم و مرتب کردن این توده حجیم، شما را نگران می کند؟ آیا دسته بندی اسناد و اوراق را نشدنی می دانید؟اما آرشیو کردن بدون نرم افزار بایگانی یا نرم افزار آنلاین بایگانی خیلی کار سختی نیست، اتفاقا برعکس می تواند خیلی هم لذت بخش هم باشد، با نظم دادن به این اوراق آشفته، افکار و کارهایتان نیز منظم شده و با انرژی و تمرکز بیشتری می توانید کارهایتان را بهتر انجام دهید.

1. اسناد را بررسی کنید.

ابتدا همه اوراق و اسناد را بررسی کنید تا مشخص شود بایگانی آنلاین کدام اسناد و اوراق ضروری است، کدام اسناد را می توان دیجیتالی و با نرم افزار بایگانی تحت وب نگهداری کرد، بایگانی چه اسنادی ضروری نیست و دور ریختن آنها مشکلی ندارد. بررسی اسناد موجب صرفه جویی در فضا می شود و می توان از اوراق جدید بیشتری نگهداری کرد. زمانی را برای بررسی اسناد خود در نظر بگیرید تا هر سند و مدرکی که برای شما نیاز نیست را دور بریزید و فضای بیشتری برای خود ایجاد کنید.
2. از آرشیو دیجیتالی استفاده کنید.

بایگانی بعضی اسناد و مدارک الزام قانونی ندارد اما برای انجام امور مختلف نیاز داریم تا آنها را آرشیو کنیم. لازم است بدانید که دیجیتالی کردن اسناد و مدارک و استفاده از نرم افزار بایگانی اولین گام اساسی برای جلوگیری از خطرات احتمالی از بین رفتن اطلاعات شرکت است که خیال سازمان را از همیشگی بودن اطلاعات آسوده می کند.معمولا توصیه می شود این نوع اسناد را اسکن کرده و به صورت دیجیتالی مثلا با نرم افزار آنلاین بایگانی، آرشیو کرد. یادتان نرود که نسخه کاغذی مدارک را نیز نگه دارید زیرا هر دو آنها در نبود دیگری مورد استفاده قرار می گیرد. از بایگانی آنلاین و نرم افزار بایگانی تحت وب نیز می توان استفاده کرد.
 3. از جعبه های بایگانی استفاده کنید.

جعبه های بایگانی باید متناسب با وزن و سایز محتویاتشان باشند. کیفیت و مرغوبیت جعبه های بایگانی بسیار مهم است، برای حفظ سلامت و ماندگاری بیشتر اسناد و مدارک، جعبه های بایگانی باید مستحکم و بادوام باشند. جعبه های بایگانی سایز بزرگ را می توانید برای نگه داری چندین پوشه، زونکن، پاکت، کلاسور، فایل و پوشه آویز استفاده کنید تا فضای مکان بایگانی شما بهینه شود.

برای دانستن امروز تاریخ چندم است، فکس اینترنتی رایگان، تبدیل تقویم و ... کافیست وارد سایت یار شوید.

برای خواندن ادامه این مطلب کافیست اینجا کلیک کنید.