سامانه تقویمی یار

وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است:

دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).

ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.

پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.

ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).

ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده

در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.