چگونه گزارش بنویسیم؛ راهنمای کامل گزارش نویسی
در دانشگاه بعضی وقت‌ها از شما خواسته می‌شود به‌جای مقاله، گزارش بنویسید و دانشجویان معمولا نمی‌دانند منظور از گزارش دقیقا چیست. همین اتفاق در محیط کار هم می‌افتد و وقتی مدیران ارشد از کارمندان تقاضای گزارش می‌کنند، خیلی از افراد نمی‌دانند چه باید بنویسند. در این مقاله می‌خوانید که چطور یک گزارش بنویسید. سَردرگمی در نوشتن گزارش بیشتر به سبک نوشتن مربوط می‌شود و اینکه چه چیزهایی باید در مقاله گنجانده شوند، از چه زبانی استفاده شود، تعداد صفحات آن چقدر باشد و نکاتی از این دست. در اینجا می‌خواهیم بعضی از این موارد را شفاف‌سازی کرده و چند توصیه برای گزارش نویسی آموزش دهیم.
گزارش چیست؟
در موارد تحصیلی گاهی واژه‌های مقاله و گزارش با هم تداخل پیدا کرده یا به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند. اما در تجارت، محیط‌های علمی یا فنی و در محیط کار بیشتر به گزارش نیاز است. مقاله با بحث و استدلال سَر و کار دارد، در حالی که گزارش بر حقایق تمرکز می‌کند. اصولا گزارش یک سند مختصر و مفید است که برای هدف و مخاطبی خاص نوشته می‌شود، معمولا مشکل یا موقعیتی را تجزیه و تحلیل می‌کند و برای اقداماتی که در آینده باید صورت گیرند، توصیه‌هایی ارائه می‌دهد. گزارش با واقعیت‌ها سر و کار دارد، بنابراین باید شفاف و خوش‌ساخت باشد.
ملزومات ساختار و محتوای گزارش در هر سازمان یا هر بخشی متفاوت است و در زمینه‌ی تحصیلی نیز به درس و استاد بستگی دارد، پس بهتر است قبل از اینکه شروع به نوشتن کنید، ببینید آیا دستورالعمل خاصی وجود دارد یا نه؟
گزارش ممکن است شامل همه یا چند مورد از موارد زیر باشد:توصیفی از ترتیب رویدادها یا موقعیت‌ها؛تفسیری از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها دارند، این تفسیر می‌تواند از دیدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و یا از جانب افراد دیگر باشد که در این صورت حتما باید ارجاعی به آن افراد و نقل قول‌شان شده باشد؛ارزیابی حقایق یا نتایج تحقیق‌تان؛بحث در مورد نتایج احتمالی اقدامات آتی؛توصیه‌ی شما در مورد اقدامات آتی؛نتیجه‌گیری؛مسلما همه‌ی این موارد در هر گزارشی ضروری نیستند. اگر می‌خواهید گزارشِ کاری بنویسید، حتما بررسی کنید آیا دستورالعمل یا ساختار خاصی هست که باید از آن پیروی کنید یا نه. مثلا در بریتانیا خیلی از سازمان‌های دولتی دستورالعمل‌های از پیش تعیین‌شده‌ای برای نوشتن و ارائه‌‌ی گزارش به مقامات مافوق دارند که باید حتما در هنگام یادداشت گزارش از آنها پیروی کرد.
بخش‌بندی و شماره‌گذاری در گزارش نویسی
گزارش باید به‌گونه‌ای طراحی شده باشد که اطلاعات را با ساختار منظمی در اختیار خوانندگان قرار دهد و آنها را قادر سازد تا اطلاعاتی را که به دنبالش هستند به‌آسانی و به‌سرعت پیدا کنند. به این منظور گزارش باید به بخش‌ها و زیربخش‌های مرتبط تقسیم شود و فهرستِ محتویات داشته باشد. شماره‌گذاری صفحات هم مهم است. در برنامه‌های واژه‌پرداز (مثل Microsoft Word) می‌توانید فهرست محتویات و سرتیترها را اضافه و صفحات را شماره‌گذاری کنید. همچنین این برنامه‌ها قابلیت این را دارند که وقتی گزارش‌تان را ویرایش و بخش‌هایی به آن اضافه یا کم می‌کنید به صورت خودکار به‌روز شوند.
برای کسب اطلاعات در خصوص تاریخ امروز چند است کافیست وارد سایت یار شوید.
برای خواندن ادامه این مطلب اینجا کلیک کنید.